Las crisis y tareas urgentes deberían ser una excepción

Hoy escribe para El Inconformista Jeroen Sangers autor del blog El Canasto, especializado en organización y GTD. En esta ocasión Jeroen nos habla de como evitar que las pequeñas tareas se conviertan en verdaderos fuegos que apagar.

¿De dónde vienen las crisis y los fuegos? Normalmente vienen de cosas que no son importantes y que han sido ignoradas porque estabas apagando fuegos. Si ignoras una tarea durante suficiente tiempo al final se convierte en el próximo fuego a apagar.

Fire: Disaster in the city, cortesía de millzero.com.

Hay muchos ejemplos de tareas pequeñas de mantenimiento que pueden dar grandes problemas al no hacerlas: hacer una copia de seguridad del ordenador, comprar tinta para la impresora, verificar el estado de las ruedas del coche, etc… Cada una de esas tareas requiere poco tiempo, pero podemos perder muchísimo tiempo si ignoramos esas tareas. Te puedes imaginar cuánto tiempo pierdes si se rompe el disco duro del ordenador y la última copia de seguridad que tienes es de hace seis meses. No es urgente hacer una copia de seguridad, pero solo te cuesta algunos minutos de hacerlo. ¿Por qué no dejas el ordenador abierto para hacer la copia mientras estás en una reunión con un cliente? ¿O porque no buscas una solución automática como Carbonite?

Usa la regla de dos minutos (Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo) para arreglar todas acuestas tareas pequeñas. Algunas personas a quien he explicado esa regla me han dicho que es ineficaz, porque tienen miedo de pasar todo el día solo haciendo las tareas de dos minutos. Pero la verdad es que si esas realmente son suficientemente importantes para hacerlas, es decir que vas hacerlo de todas maneras, es mejor usar la regla de dos minutos, porque si pospones la tarea pierdes aun más tiempo (para apuntar la tarea en las listas).

No digo que debes ignorar las prioridades. Solo digo que debes capturar, decidir y organizar las próximas acciones de todas las cosas que piden nuestra atención, igual que sea una cosa grande o una cosa pequeña. Muchas veces las cosas pequeñas y poco importantes requieren más atención si esperes más tiempo, y serán demasiado importantes solo porque no lo has hecho cuando todavía era fácil de hacerlo.

Seguramente tienes muchos proyectos grandes e importantes que tienen una próxima tarea de dos minutos o menos. Solo por hacer unas tareas pequeñas puedes avanzar varios proyectos grandes y sentirte mejor acerca del progreso.

Las crisis y las tareas urgentes deberían ser una excepción.

Jeroen Sangers, un holandés que desde hace seis años vive en Lleida, es el escritor de El Canasto una bitácora sobre productividad personal y Getting Things Done (Organízate con Eficacia en español). En sus momentos pocos productivos encontrarás a Jeroen en la playa o en las montañas. Si te gusto este post puedes sucribirte a El Canasto aquí.