lunes, 17 de noviembre de 2008

Zen To Done. Planificar

Tienes un listado de cosas que hacer, y un nuevo día comienza. ¿Qué vas a hacer hoy?

Las decisiones que tomas sobre lo que tienes que hacer cada semana, cada día, cada momento, se suman a un proceso denominado flujo de trabajo, "workflow". El método ZTD sugiere que tomemos el flujo desestructurado "tareas en función del contexto" del método GTD y lo convirtamos en una estructura óptima. ¿Por qué debemos estructurar y planificar nuestros días y semanas? Porque de lo contrario quedamos a merced de los acontecimientos, reaccionando a lo que viene en lugar de decidir lo que es más importante y lo que realmente deseas lograr.

Toma el control de tu día, en lugar de dejar que las necesidades, deseos y prioridades de los demás tomen el control por ti.

“Pasa tiempo en soledad cada día.” Dalai Lama



No obstante, cada persona tiene un estilo diferente de trabajar, si planificar no va contigo te sugiero probar el estilo de "tareas en función del contexto" del método GTD. No es una mala manera, simplemente, es diferente. Sin embargo, el flujo de trabajo recomendado en ZTD es el siguiente: cada semana, determina la lista de grandes tareas o "rocas" "big rocks" que se deseen realizar y colócalas en el calendario como citas. Cada día, crear una lista de 1-3 tareas más importantes (denominadas MITs, las "grandes rocas" para el día) y asegurarse de cumplirlas. Realiza tus MITs lo más temprano posible para quitártelos de encima y asegúrate que se ejecutan.

Este es uno de los hábitos más simples del método ZTD, pero también uno de los más importantes. ¿Por qué? Por que da un motivo de ser a tu día o semana. En lugar de hacer un montón de tareas de tu lista, se intentan hacer las más importantes. Claro, también harás otras tareas en tu lista, pero identificarás las que realmente desees llevar a cabo - aquellas que al mirar atrás te hagan sentir orgulloso de haberlas realizado. A menudo trabajamos duro y hacemos mucho, pero cuando miramos hacia atrás, en realidad no hemos logrado nada.

¿Cómo implementar este hábito? A continuación tienes algunos consejos:

1. Grandes rocas. Al comienzo de cada semana (ya sea el domingo o el lunes, elige tu mismo), siéntate y mira tu lista de tareas. ¿Qué quieres lograr esta semana? Estas son tus "grandes rocas". El término proviene del libro de Stephen Covey "7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva". Esto quiere decir que debes poner las "grandes rocas" en tu programa en primer lugar, y dejar que las rocas más pequeñas y la grava llenen tu programación en torno a las grandes rocas - de otra manera, si pones las rocas pequeñas y la grava lo primero, llenaran tu programación , sin dejar espacio para las grandes rocas. Comienza con 4-6 "grandes rocas" por semana - después, a medida que veas lo que puedes lograr, puedes añadir más. Trata de incluir al menos un par de tareas que te ayuden a alcanzar tus objetivos anuales.

2. Programación. Ahora estas "grandes rocas" colócalas en tu agenda semanal. Coloca sólo una o dos por día, para no sobrecargarse. Reserva bloques de 1 o 2 horas, lo más pronto posible. Al bloquear tiempo para estas tareas, puedes programar otras cosas en los otros huecos si fuese necesario - pero lo importante ya está en la agenda. Yo no reservo tiempo en la agenda exactamente sino coloco las "grandes rocas" en días y lo hago antes de cualquier cosa, cada uno debe adaptar los consejos a su forma de trabajar.

3. MITs. Cada mañana, decide tus "Most Important Tasks" (MITS), tus tareas más importantes. Estas serán probablemente las mismas que tus "grandes rocas" para el día, aunque, como el entorno es cambiante puedes tener otros MITs. Elige unos 3 MITs para el día - esto podría incluir una "gran roca" y un par de otras tareas importantes. Reserva tiempo para estas tareas al principio del día o hazlo como a primera hora - si las colocas en la agenda más tarde, otras cosas se interpondrán en el camino.

4. Completa tus MITs. Aquí llegar la parte más importante: conseguir hacer. A primera hora de la mañana, antes incluso de consultar el correo electrónico, conseguir realizar tu primer MIT. Elimina todas las distracciones, y asegúrate de centrarte sólo en la tarea que estés ejecutando. Cuando hayas terminado, recompénsate... pero asegúrate de pasara al siguiente MIT en breve.

5. Mira hacia atrás y saborea el triunfo. Si completas tus MITs, te sentirás bien. Asegúrate de mirar hacia atrás para ver lo que has logrado y date palmaditas en la espalda - o incluso recompénsate.

¿Controlas tú día a día o te dejas llevar por los acontecimientos? ¿Programas o te programan? No te vayas sin comentar, tu opinión es importante.

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Zen To Done.
Zen To Done. Recopilar.
Zen To Done. Procesar.

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Información obtenida del libro Zen To Done.

3 comentarios:

Pedro Robledo dijo...

Personalmente, es uno de los artículos que más me han gustado de los que he leído en este blog. Intenté en su momento seguir esta técnica o consejo. Quizá vuelva a intentarlo ahora :-)

solsito dijo...

de verdad me gusto pero no lo entendi mucho esta muy limdo siempre me gusto tu bolg.

Oscar dijo...

@solsito: Hola, me alegra mucho que te guste mi blog. Si necesitas más ayuda para poner en práctica las ideas de este post puedes escribir un comentario con tu consulta o escribirme un correo a blogelinconformista@gmail.com. Me gustaría saber que no entiendes. Si puedo ayudarte ya sabes.Un saludo.

@Pedro: Hola Pedro, yo también ando con esto ahora, he vuelto después de fracasar anteriormente. Creo que primero hay que dominar el tener una lista de tareas, procesar y recopilar. Después una vez que tengamos una visión global de nuestro trabajo y sepamos cuales son nuestras metas es más fácil elegir los "big rocks" esas grandes tareas que nos hacen acercarnos a la "meta". Me alegra que te guste, aunque ya sabes que parte del mérito es del amigo Leo :), yo sólo soy un aprendiz. Un saludo! Nos vemos!

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