lunes, 25 de agosto de 2008

Zen To Done. Recopilar.

Demasiado a menudo las ideas llegan a nuestra cabeza, el correo llega a nuestras vidas, el papel llega a nuestros puestos de trabajo, nos llaman cuando vamos a la carrera para quedar con nosotros o darnos un número de teléfono...muchos de estas ideas papeles,notas desaparecen o se olvidan o quedan en el fondo de un cajón polvoriento, para no verlos a ver de nuevo.

El problema es que no tenemos un sistema para recopilar toda la información y papeles e emails que llegan a nuestras vidas, y mantenerlos organizados de una manera sistemática.

Para resolver este problema, vamos a intentar tener un sitio para cada cosa que llegue a nuestras vidas, y desarrollar el hábito de escribirlo inmediatamente, en lugar de confiar en nuestro cerero para quedarnos con ello. Si confiamos en nuestro cerebro, nos sobrecargamos, y nuestro cerebro tiene el hábito de olvidar lo que necesitamos cuando lo necesitamos.

Recopilar es el hábito número 1 del sistema ZTD y el pilar de cualquier método organizativo. El hábito de recopilar es simple: ten unos pocos lugares para recolectar información y papeles, y utiliza ese sistema.


Por tanto, para papeles que llegan a la mesa, debes tener un lugar para recopilarlos: una bandeja de entrada. A partir de ahí no metas una nota en un cajón, no utilices los postsits para pegarlos en la pared, o no pongas el correo en cualquier sitio sino en tu bandeja de entrada. Este es tu lugar para recopilar cosas, y tienes que ser serio con el.

También deberías tener una bandeja de entrada en casa, para recopilar el correo, papeles, mensajes de teléfono, cosas que traes, recibos...todo. Ahora las cosas nunca se perderan.

Para los emails, intenta tener una sola cuenta. Quizá tengas un montón de bandejas de entrada sin saber que lo son como cuentas MySpace o Facebook, foros u otros sitios donde recibes mensajes. Son todas bandejas de entrada, y debes mantenerlas de la misma manera. Cuantas menos, mejor.

Ya hemos hablado de procesar las bandejas de entrada aunque el hábito de recopilar viene primero y supone ser consciente de las bandejas de entrada y conseguir que los papeles esten en ellas tanto en la del trabajo como en la de casa.

Tu cuaderno

Pero me gustaría hablar de una clase especial de bandeja de entrada - tu elemento para recopilar ideas, notas, información que te dan mientras estas fuera, tareas que recuerdas que tienes que hacer, acciones concretas consecuencia de una reunión. En resumen , todo lo que llegue a nuestras vidas que no venga escrito o grabado.

Quizá hasta ahora hayas confiado en tu mente para recordar esas cosas, y al llegar a tu mesa lo añadas a una lista de tareas. Desafortunadamente, nuestra mente es una herramienta que falla. Olvida cosas precisamente cuando las necesitamos, y por otro lado, piensa en cosas cuando no las necesitas.

En lugar de esto, vamos a crear un hábito para sacar las cosas de la mente, y anotarlas. Lleva un pequeño cuaderno (o cualquier "elemento de captura" que te funcione) y escribe tareas, ideas, proyectos, o cualquier otra información que llegue a tu cabeza. Sacalo de la cabeza y ponlo en un papel, para no olvidarlo.

Cuando te encuentras en una reunión y te encargan una tarea escríbela. Cuando tu jefe te llama para pedirte que trabajes en un proyecto, escríbelo. Cuando alguien te da un teléfono o una dirección de email en un evento social, escríbelo.

El método ZTD te recomienda usar un "elemento de captura" simple, portatil, facil de usar - preferiblemente un cuaderno o un puñado de tarjetitas. Aunque esto no es obligatorio, simplemento estos elementos son más fáciles de usar y llevar que una PDA o un ordenado portatil. Cuando vuelvas a tu casa u oficina, vacia tus notas en tu lista de tareas.

Un elemento popular, pero no necesariamente: el Moleskine. Es portátil, duradero, y queda bien. Sin embargo, cualquier cuadernito valdrá. Tambien puedes probar la Hisper PDA.

Cómo Leo de Zen Habits recomiendo un elemento analógico frente a un elemento digital, pero si a ti te funciona lo de la PDA o el teléfono úsalo. Yo probé con mi PDA, pero al final pienso que es más rápido, la PDA hay que encenderla, ir al programa correcto, decir que quieres escribir algo, y después escribir. Además tienes que llevar encima la PDA con los inconvenientes que puede tener: peso, si estas online recibes correo, si tiene teléfono te pueden llamar... no se el papel no esta vivo. Con el papel, simplemente sacas el cuaderno y escribes. Cualquier método funciona, pero pienso que cuanto más simple y fácil sea la herramienta, más la usaras. De todas formas, haz lo que funcione para ti.

La clave con este hábito de captura es escribir cosas rápido, antes de que lo olvides, y vaciar el cuaderno en cuanto llegues a casa o a la oficina. No seas perezoso con estos dos pasos, o se acumularan y no querras hacerlo. ¡Manten la disciplina!

También, llevalo a todos los sitios. Sin importar el sistema que uses, debe ser fácil de llevar, y fácil de usar. Debes llevarlo donde vayas.


Este sencillo hábito de recopilar la información que viene a tu vida en un pequeño cuaderno (y en otras pocas bandejas de entrada) aumentará tu organización y como consecuencia tu productividad. No olvidarás las cosas, no perderas información, y siempre sabrás donde están las cosas, todo el tiempo.

¿Cómo capturas tus pensamientos? Comparte tus trucos en El Inconformista.

Post basado en información obtenida del libro Zen To Done.

15 comentarios:

Anónimo dijo...

En casa o en el lugar de trabajo tengo un tacos de post-it distribuidos por todas partes y es lo que uso para apuntar las cosas según se me ocurren.

Cuando estoy en otra parte lo grabo en el móvil.

En ambos casos vuelco mis notas manuales a mi sistema digital todos los días.

JM

Senior Manager dijo...

Bueno aprovechando la entrada que trata sobre el tema de recopilar...

Yo por mi parte recopilo, en el trabajo en una sola bandeja de entrada y sólo uso el outlook. Luego en casa tengo una mesita en donde voy depositando todo lo que me llega o encuentro para luego dedicarme el fin de semana a organizarlo...

Les voy a decir uno de los secretos de SM a la hora de recopilar material para un posible post y es que utilizo una grabadora de bolsillo que llevo siempre conmigo para capturar las ideas que se me van ocurriendo o las frases que me gustaría colocar en un post, también tengo al lado de la cama siempre papel y lápiz pues las mejoires ideas se me ocurren cuando estoy justo apunto de coger el sueño o cuando me estoy despertando en la mañana...

¿A alguno le pasa eso también?

Slds
SM

Jeroen Sangers dijo...

Yo siempre llevo un pequeño bloc de notas (1 euro en el supermercado) conmigo. Muy importante para mi es la fácilidad de sacar las paginas del bloc para ponerles en la bandeja de entrada cuando llego a casa o a la oficina. Segun este criterio, un Moleskine no funcione para mi.

eSadElBlOg dijo...

siempre llevo una libretita conmigo y he llevado moleskines sin saber que se llamaban así,las páginas acaban llenas de dibujitos, titulos de novelas, fechas de conciertos, direcciones teléfonos, principios de historias, buenos propósitos, presupuestos, citas...
La lástima es que la mayoría de las veces las notas permanecen ahí hasta un par de años después...

Oscar dijo...

@JM: Hola, me he quedado tranquilo cuando me has dicho que lo vuelcas en un sistema digital todos los días :-) Yo tengo un compañero que su outlook es la pared que tiene al lado llena de postit (jeje). Gracias por comentar. Un saludo.

@SM: Hola senior, gracias por pasarte. Muy bueno lo de la grabadora, yo llevo un moleskine para apuntar lo que se me ocurre (luego lo vuelco). Eso si las mejores ideas se me ocurren haciendo cosas, por la noche me concentro en dormirme (como me ponga a pensar se me va la cabeza y no puedo conciliar el sueño). Un saludo.

@jeroen: Hola y enhorabuena por los 1500 suscriptores. Yo tambien consideré llevar hojas sueltas pero al final prefiero un cuaderno tipo moleskine por el diseño, al final lo proceso igual, si lleva menos de 2 minutos lo hago y sino lo apunto en el outlook. En el cuaderno de reuniones, cuando sale una tarea apunto task y una flecha para al procesar las notas encontrarlo rápidamente. De todas maneras pensaré en un cuaderno del que pueda arrancar las hojas quizá me funcione. Gracias por la aportación. Un saludo.

@esadelblog: Hola, gracias por pasarte. Entiendo lo que dices, lo que quizá te falta es procesar esas notas y colocarlas en el sitio adecuado.Por ejemplo: lista de restaurantes, lista de temas de ocio, lista de ideas y por supuesto , lista de tareas. Muchas gracias por tu visita y enhorabuena por tu blog, escribes muy bien.

Oscar dijo...

Ah se me olvidaba, yo uso en el trabajo una bandeja de entrada en donde voy poniendo cuartillas de medio folio, en reuniones un cuaderno A4. Para temas personales por la calle un moleskine, y delante del ordenador el google notes.

Gracias por comentar y deciros que es una alegría estar de nuevo por aquí.

blpgirl dijo...

Pues yo manejo varias cosas:

Tengo mi lista en del.icio.us donde guardo los articulo q quiero leer pero no tengo tiempo en el momento con un tag especial "mirar"

Por otro lado siempre cargo conmigo una lista de tareas diarias donde tengo las tareas del dia y apunto tareas nuevas que se me aparecen para, una vez en mi casa, decargarlas en otras 2 listas dependiendo de si son para la misma semana o simplemente no prioritarias.

Además cargo con un cuaderno donde apunto todas las ideas que se me ocurren durante el dia y cosas interesantes que aprenda. Es increible pero desde que comence este hábito pase de no tener mucho que decir a tener demasiado :P

Con todos estos recopiladores, he logrado desestresarme muchisimo pues ya no me preocupo por q olvide algo y no cumpla con alguna fecha limite, además de hacerme mucho más productiva pues solo me concentro en lo que debo hacer "hoy".

Oscar dijo...

Hola blpgirl,

lo de del.icio.us es muy interesante ¿conoces algún plugin para el igoogle?

Veo que te organizas bien, además para mí es interesante comprobar que al apuntas las cosas uno se desestresa y que se vuelve uno más productivo.

Veo que cada maestrillo tiene su librillo.

Gracias por comentar.

Un saludo.

Eric dijo...

Yo llevo papelitos sueltos en mi moleskine, una vez en casa o en el estudio los pongo en mis bandejas de entrada.

Así no destruyo mi moleskine...
Me encantaría poder migrar a una solución cien 100% digital y creo que un iPhone 3G podría ser la solución :-)

¡Me alegro que has vuelto Óscar!

Saludos!
Eric

Juanan Ruiz dijo...

Yo uso la moleskine, aunque cuesta coger la disciplina. Estoy totalmente de acuerdo en reducir al mínimo en incluso agrupar las vías de entrada. (Si tienes más de un correo debes redirigir todo a la cuenta principal. Otro método para agrupar bandejas de entradas web es utilizar un lector de feeds, en este cometido creo que el mejor es netvibes )

Daniel dijo...

Yo soy más de llevar una libreta pequeña. El problema es que no siempre que sales de casa puedes ir con la libreta, la cartera, el móvil personal, el de empresa, etc., y siempre hay una ocasión en la que no tienes ningún soporte. Aunque con los comentarios estoy recogiendo bastantes ideas

Un saludo!

blpgirl dijo...

Hola Oscar,

Pues te comento que no conozco de ningún plugin delicios - iGoogle pero lo que si podrias hacer es, por ejemplo agregar el feed de un tag (como "mirar") de delicios a iGoogle, o aún mejor añades ese feed a tu google reader en alguna carpeta especial y añades el gadget de google reader a tu iGoogle (http://www.google.com/ig/directory?url=www.google.com/ig/modules/reader.xml), de esta forma puedes leer los articulos en el mismo iGoogle.

Ojala te sirva ;D, saludos.

Oscar dijo...

@eric: Hola, muy buena idea lo de los papelitos sueltos, así se pueden procesar después. A mi lo que me pasa con los equipos "digitales" es que me da cosa sacarlos por la calle, ademas últimamente o estoy en la oficina o estoy en casa, realmente no necesito estar 100% conectado. Aunque si te soy sincero lo del iphone me lo estoy pensando. Yo tambien me alegro de estar aquí.

@juanan:Yo tambien uso moleskine, aunque solo los fines de semana que es cuando más salgo, el resto del tiempo uso el correo para mandarme tareas de un sitio a otro, ya que separo lo personal de lo profesional. Agrupar las vías de entrada es algo fundamental. Gracias por comentar.

@daniel: A mi me pasa lo mismo, al final en verano tengo que salir siempre con bolso :-) Realmente al final vale con llevar un boli y apuntarlo en la servilleta del bar de turno (jeje) luego basta con procesar los papeles que ponen "Gracias por su visita". Me alegro de que estes recogiendo ideas. Este debate tambien me esta resultando productivo. Gracias por comentar.

@blpgirl: Muchas gracias por el comentario, puedo añadirlo como un feed de cosas que leer o como un feed de enlaces. En realidad lo que me gustaría es tener algo con los enlaces a ciertas páginas en igoogle. Ultimamente he descubierto Ubiquity y resulta super interesante, espero que progrese y se pueda acceder a muchas páginas con el teclado. Gracias por comentar.

Pues bueno hasta aquí, de momento, el debate de recopilar, gracias a todos por vuestra aportación.

Un saludo!

Pedro Robledo dijo...

He probado con pda's, móviles, blackberry's... y al final lo que mejor resultado me ha dado es llevar siempre un lápiz y una libretita en el bolsillo. Para uso personal y profesional.

Desde luego Óscar no puedo estar de acuerdo con eso de que hay que apuntarlo TODO, y a ser posible en el mismo sitio.

Un artículo muy interesante, como siempre :-)

Un saludo!

Oscar dijo...

Hola Pedro, ya te echaba de menos por aquí. Yo tambien he probado con la pda y esos chismes y estoy contigo en lo de lápiz y libreta.

Lo de apuntar todo el problema que tiene es que luego tienes muchas cosas que hacer :-) Pero bueno, en el trabajo lo apunto todo y en casa bueno hago lo que puedo, no salgo con una libreta a dar un paseo, no me entiendas mal. De todas maneras me alegra que alguien no este deacuerdo, por fin! :-)

Me alegro que te guste. Nos vemos.

Un saludo!

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