Zen to Done.

Llevo tiempo utilizando el método GTD, mi organización tanto profesional como personal ha mejorado mucho y he sido capaz de, por fin, ser más productivo. Con el tiempo he ido añadiendo trucos personales y recomendaciones de otros. Últimamente estoy introduciendo partes del método ZTD, Zen To Done, creado por Leo Bauta de Zen Habits. Hoy me gustaría dar una visión general de este método de organización.

Zen oder die Kunst sich fallen zu lassen, cortesía de lichtmaedel.

En primer lugar, ZTD plantea una serie de soluciones a problemas que puedes encontrar con el método GTD, Getting the Things Done:

1. GTD significa cambiar varios hábitos. Esta es la primera razón por la que se falla en el método GTD, se plantea cambiar varios hábitos de golpe. Como hemos comentado otras veces es mejor cambiar un hábito solamente antes de comenzar con el siguiente.

Solución: ZTD se centra en cambiar un hábito al tiempo. No se debe empezar de golpe con todo el sistema.

2. GTD no se centra lo suficiente en "hacer". Aunque se llama Getting Things Done, a veces se puede convertir solamente en apuntar cosas y tareas en nuestro sistema. El libro se centra más en capturar y procesar que en hacer.

Solución: ZTD se centra más en hacer y como completar las tareas de una manera simple y sin stress.

3. GTD está poco estructurado. Aunque puede ser una de las brillantes ideas de GTD, hacer lo que toque en cada lugar, puede ser algo confuso para muchas personas. Hay personas que necesitan una estructura más rígida en su día a día.

Solución: ZTD ofrece un par de hábitos para tratar esto: la programación de tres cosas importantes para hacer en el día y el fijar rutinas semanales y diarias.

4. GTD intenta hacer mucho lo que acaba estresando. El problema es que ponemos demasiadas cosas en las listas y esto resulta normalmente en sobrecarga.

Solución: ZTD se centra en simplificar. Coge lo que seas capaz de hacer, para que puedas centrarte en ello y hacerlo bien.

5. GTD no se centra en los objetivos. GTD se centra en realizar lo que venga a tu vida en lugar de hacer lo que es realmente importante.

Solución: ZTD te hace identificar las cosas realmente importantes que quieres conseguir en la semana y en el día.


¿Qué es Zen To Done?

ZTD es un conjunto de 10 hábitos que te ayudaran a organizarte, simplificar tu vida, mantener las tareas bajo control y conseguir hacer tus cosas. No hay obligación de adoptar los 10 hábitos, coge aquellos que se adapten a tu estilo individual, y centrate en dominarlos. Por otro lado, centrate en un hábito al tiempo durante 30 días antes de pasar al siguiente.


Los 10 hábitos.

1. Recopilar. Lleva un pequeño cuaderno (o lo que te funcione) y escribe tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a casa o a la oficina, vacia tus notas en tu lista de tareas.

2. Procesar. Haz decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no lo dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada al menos una vez al día (email, bandeja física, mensajes de voz, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si lleva menos de 2 minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas o calendario para hacerlo después.

3. Planifica. Cada semana haz una lista con las tareas más importantes (big rocks) que quieras realizar y ponlas en el calendario. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 (MITs Most Important Tasks) de cosas que quieras hacer, algunas de estas tareas ya serán lo que denomina “big rocks”. Haz esta lista diaria a primera hora para quitárselas de en medio y asegurarse que están echas.

4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin distracciones. Debes seleccionar una tarea y centrarte en ella hasta su conclusión. Primero, elimina todas las distracciones: email, teléfono móvil, Internet, limpia tu mesa completamente… céntrate en la tarea y si te interrumpen con tareas o cualquier otra información, anótalo y sigue con la tarea. No intentes la multi-tarea.

5. Mantén un sistema simple. Mantén listas simples y míralas a diario. Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, llamadas, en casa, esperando a… (te invito a que eches un vistazo a Organización de tareas por categorías). ZTD sugiere que mantengas un sistema lo más simple posible. Céntrate en ejecutar, no en jugar con tu sistema de organización.

6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Todo lo que entra va a tu bandeja de entrada. De aquí, va a tu lista de tareas, se archiva, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen, en lugar de apilarlas para resolverlo más tarde. Esto mantiene tu mesa limpia y así puedes centrarte en tus tareas. No lo dejes para más tarde pon cada cosa en su sitio.

7. Revisa. Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal ZTD te propone echar un vistazo al sistema y en comprobar los objetivos semanales. Durante la revisión semanal, debes revisar tus objetivos anuales, ver que progresos se han hecho en la semana y ver que acciones realizar para cumplir los objetivos la semana siguiente. Una vez al mes haz una revisión más profunda y una vez al año, una revisión anual con tus objetivos en el año y en la vida.

8. Simplifica. Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas, puedes sobrecargarte con facilidad, y quedar descentrado para realizar las tareas realmente importantes (MITs). En lugar de esto, el método ZTD te propone revisar tus proyectos y tareas, y ver si se pueden simplificar. Quédate con los proyectos y tareas esenciales para poder centrarte mejor en ellos. Asegurate de que tus tareas y proyecto están en consonancia con tus objetivos anuales y de vida. Aunque en diferente profundidad, haz esto todos los días, en tu revisión semanal y mensual.

9. Crea rutinas. Si los métodos de organización que conoces están demasiado desestructurados crea rutinas. Por ejemplo, una rutina por la mañana podría incluir: mirar al calendario, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día. Lo que incluyen las rutinas diarias y semanales depende de ti.

10. Encuentra tu pasión. Encuentra un trabajo que te apasione. Este puede ser el último hábito pero al mismo tiempo el más importante. Si te apasiona lo que haces, no postergas la realización de tareas… al amar tu trabajo quieres hacer más. La creación de este hábito significa buscar constantemente actividades que te encanten, y pensar si puedes vivir de ello. Haz de tu trabajo algo que ames, no algo que constituya una pesada carga, y tu lista de tareas parecerá una lista de recompensas.

Actualmente me encuentro en el terce punto, "planificar", con GTD no utilizaba el calendario para nada más que las citas, ahora, programo momentos en los que colocar esas actividades importantes y cuando llego me centro en hacer eso. Así he conseguido realizar tareas que estaban en la lista y que nunca conseguía hacer. "Recopilar" y "procesar" es lo que mejor me ha enseñado GTD. Hay otros puntos de ZTD muy interesantes como el "simplificar" y el "crear rutinas". Para mí la principal ventaja es el "hacer".

¿Qué te parece esto de organizarse? ¿Qué opinas de ZTD? ¿Es necesario tener un método de organización? ¿Eres seguidor de algún otro método? Tus comentarios serán bienvenidos.

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