miércoles, 13 de febrero de 2008

Un factor crítico de éxito. La revisión semanal.



Si haces más que lo que puedes. Si dices sí a más cosas de las que puedes atender. Si tu sistema de organización a veces se viene abajo. La revisión semanal puede ser una solución.

Para asegurar nuestra confianza en un sistema de organización el truco más importante es observar nuestro sistema desde una perspectiva más amplia. En el fragor de la lucha diaria no hay tiempo para decidir qué acción tomar. Simplemente, existe tiempo para la acción.

La revisión semanal consiste en una tregua, un momento de calma para comprobar dónde estamos, programar lo que vamos a hacery revisar lo ejecutado.

El objetivo de la revisión semanal es conseguir la calma interior y confiar en tu sistema organizativo.

Las cosas a incluir en la revisión semanal podrán ser la sede las siguientes, aunque la imaginación y la propia experiencia os hará añadir más cosas o simplificar el método:

  • Recolectar todas las notas, papeles, que se encuentren en tus bolsillos, en tu escritorio... ponerlo en un montón para su procesamiento posterior.
  • Repasar el calendario de la semana anterior para comprobar que no ha quedado ningún cabo suelto.
  • Repasar el calendario de las próximas semanas para poder prepararse con antelación para futuros eventos o reuniones.
  • Revisar la lista de proyectos, comprobar su estado y que existe una próxima acción para cada uno de ellos.
  • Revisar la lista "esperando a" para poder reclamar algún asunto.
  • Revisar la lista "algún día" para añadir cosas a la lista de proximas acciones si lo ves necesario.
  • Y repito, cualquier cosa que creas, alguna idea nueva... a fin de cuentas es un momento para la reflexión y la planificación.

Yo hago una revisión semanal los viernes, de esta forma consigo cerrar la semana y prepararme para el fin de semana con total tranquilad.

Para seguir mejorando, cualquier comentario es como siempre bienvenido.

Otros posts que recomiendo leer:


tambien en El Inconformista. "Buenas noches y buena suerte."

11 comentarios:

eKaizen dijo...

Buenas, hace tiempo hice un curso sobre organización del tiempo. Y nos recomendaban que este resumen que propones se realizara día a día, al final de la jornada. Así te servía para revisar los puntos sobre los que habías avanzado, a la vez que preparabas la agenda para el día siguiente.
También nos recomendaban que ese era el momento más oportuno para dedicarle unos momentos a mantener viva tu red de contactos. Una o dos llamadas al día era suficiente.
Un saludo

Senior Manager: dijo...

Opino de forma similar a Ekaizen. Pienso que lo de la revisión semanal y su aplicación depende del tipo de funciones que desempeñes. Tal vez en tu caso funcione el realizar una revisión semanal y con eso sea suficiente, no dudo de que incluso funcione a muchas otras persona. En mi caso tengo una lista en la que voy incluyendo y al mismo tiempo eliminando asuntos de todo tipo (incluidos los personales) y que voy revisando varias veces durante el día pues me muevo en un ambiente bastante dinámico, si no mantuviera dicha lista actualizada probablemente tendría problemas para organizar mi tiempo en función de mi tarbajo diario.
Saludos
SM

Oscar dijo...

Hola ekaizen y senior manager, gracias por comentar. He estado pensando, no entiendo lo de la revisión diaria, ¿me podriais explicar qué incluiría?

Mi artículo ha salido del libro de David Allen y yo aplico esta revisión semanal. Significa observar tu trabajo desde una perspectiva superior, comprobar como van los proyectos en los que andas metido y otras cosas. Entre semana vas a traves de una lista de tareas en función de los momentos: llamadas, email... (podeis verlo en mi post de tareas por categorías) la revisión semanal es un momento de calma en la que observas tu trabajo desde una visión global, es un poco macro-management. El micro-management sería el día a día con esas tareas que estan en la lista o se incorporan a diario a traves del procesamiento de asuntos: e-mail, notas y demás. Esta lista de tareas es dinámica. Cada proyecto se subdivide en tareas menores (llamar a fulanito, hacer tal cosa, mandar email), los proyectos se repasan por semana.

La revisión semanal me lleva unas dos horas, si la hago diariamente sería demasiado tiempo. Por eso me gustaría que me contarais que incluye vuestro repaso diario.

ekaizen, muy bueno lo de las llamadas, es mejor de pocos en pocos.

Un saludo y gracias por comentar.

intoku dijo...

Son buenos conejos Oscar, muy buenos.

Yo siempre que puedo el viernes preparo la faena del lunes. Es distinto empezar la semana si ya tienes una pequeña guía que enfrentarte a un inicio total.

Saludos!
Intoku.

Oscar dijo...

Hola intoku,

la verdad es que cuando hago la revisión semanal estoy mucho más tranquilo cuando me voy de fin de semana, tengo la sensación de tener control de mi trabajo. El rendimiento sube bastante y es buena idea trasladarlo al tema personal. Lo malo es como siempres la costancia.

Gracias por pasarte. Un saludo.

Senior Manager: dijo...

Oscar:
Mi revisión diaria consiste en organizar por orden de prioridad todos los proyectos que han de ser revisados y categorizados por "status" (si es posible ese mismo día) junto al resto de tareas que tengo pendientes, añadiendo los que van surgiendo ese mismo día... Lo que yo llamo revisión semanal es un compendio de asuntos y proyectos que dejo sin mirar hasta el próximo lunes o hasta la semana siguiente pues no merecen mi atención hasta entonces... Parte de mi trabajo es planificar por semanas y anticiparme a posibles incidencias que suelen ocurrir de forma recurrente. Es decir, no hago dos revisiones (semanal-diaria) más bien hago una todos los días pero pensando en términos de semanas. La verdad que no veo la forma de enfocar una revisión semanal "en calma" tal como lo expones. Supongo que es posible, pero esa forma de revisión tal vez no se adapta a la dinámica de mi trabajo...
Saludos
SM

Oscar dijo...

Hola SM,

gracias por pasarte y dejar tu aportación. Muy interesante tu comentario.

Estuve reflexionando despues de oir lo que comentasteis de la revisión diaria y la utilizo para tener más control de mi trabajo, de las tareas del día a día y poder elegir mejor las tareas a realizar en función de mis objetivos reales.

La revisión semanal, da mucha tranquilidad, supone reflexionar, ver hacia donde vas. Si puedes implentarlo es buena cosa, ver tu trabajo desde otra perspectiva.

Gracias de nuevo por enseñarme algo ,tengo mucho que aprender.

Un saludo.

eKaizen dijo...

Perdón por la tardanza. Me intentaré explicar. En un entorno de producción diaria como en el que me muevo, podemos hablar de 2 tipos de problemas prncipales relacionados con la calidad, o mejor la "no calidad":
- Problemas importantes: que requieren de un análisis profundo, minucioso y lento. Son problemas a medio o largo plazo.
- Problemas urgentes: suelen ser problemas de pequeña índole. Surgen varios al cabo del día.

Bien, el gran problema que tengo es la gestión de estos problemas diarios, si me descuido me absorben todo el día y podría hacerme olvidar de los análisis a medio y largo plazo.
Por tanto, lo que trato de hacer es a última hora del día, realizar una lista de tareas pendientes en estos problemas de medio/largo plazo. Que son los trabajos que empiezo a gestionar a la mañana siguiente; antes de que me empiecen a axfisiar con los defectos diarios.
Espero haberte aclarado un poco la situación.
Un saludo

Oscar dijo...

Hola eKaizen,

gracias por pasarte y volver a comentar, es dificil mantener una conversación en esto de los blogs :-)

Ya entiendo lo que dices. Los problemas diarios tambien me absorven a mi hago como tú, empiezo por lo importante y luego me dejo que me bandeen de un lado a otro con miniproblemas y asuntos, si tengo huecos sigo con lo importante.

Para mí para manejar las cosas importantes utilizo la revisión semanal, programando lo que voy a hacer la semana siguiente y elegiendo cada día a primera una actividad importante.

Es curioso como tú dedicado a la producción y yo dedicado a temas comerciales podemos buscar puntos en común.

Gracias por aclarar la situación y por comentar en El Inconformista.

Un saludo.

Anónimo dijo...

Hola Oscar:
Hace poco que he descubierto tu blog y me parece fantastico.

Yo tambien aplico la metodologia GTD en mi vida personal y profesional y desde que lo hago he conseguido tener un poco mas de control sobre mi vida.
La revision semanal la suelo hacer los viernes por la tarde y hace que me sienta satisfecho ya que compruebo como van los proyectos profesionales y ademas me preparo para hacer grandes avances en los personales, durante la semana tambien avanzan pero no todo lo que me gustaria.

Si por algun motivo (viaje, reunion no programada a la que no puedes faltar,...) intento hacerla el sabado nada mas levantarme para asi tener tiempo para los avances en lo personal.

Espero que nos leamos mucho tiempo.

Oscar dijo...

Hola Juan,

yo la revisión la hago tambien los viernes, aunque sólo de asuntos profesionales, que es donde más aplico GTD, que me ha ayudado un montón. Últimamente lo estoy intentando aplicar al tema personal aunque simplicado.

Ultimamente gracias a los comentarios hago una especie de revisión diaria y he añadido de mi cosecha una planificación semanal el Lunes.

Me alegra que te guste, se hace lo que se puede.

Un saludo.

Publicar un comentario