miércoles, 6 de febrero de 2008

Trucos para rehabilitar a un adicto al e-mail.

El pasado día en El Inconformista respondíamos a la pregunta ¿Por qué nos convertimos en adictos al e-mail? Hoy vamos a enumerar distintos trucos para librarnos de esta adicción y aumentar nuestra productividad.

  • Ponte un límite de tiempo. Date un tiempo límite para responder e-mails.
  • Responde de forma inmediata. La mayoría de nosotros tiene el hábito de leer nuevos correos y después dejarlos para responderlos más tarde. La mejor norma es leer sólo los dos correos cuando voy a responder.
  • Si tuviera más tiempo podría... ¿Qué cosas te gustaría hacer si tuvieses más tiempo? Se especifico con los detalles. Escríbelo. Ponlo cerca de tu ordenador como recordatorio: "si no estuviese online haría..." y usalo como un elemento motivador para no perder tiempo innecesariamente.
  • Haz una lista de correos para escribir. Si tienes una necesidad escribir a alguien toma nota y escribelo en el momento programado para escribir. De esta forma no te distraeras de lo que estes haciendo en ese momento.
  • Apaga cualquier notificador de nuevo e-mail. Hazlo tanto en Outlook como en tu PDA. Y mantener la ventana de Gmail cerrada.
  • Obsérvate. Manten un diario de tus hábitos de consumo de e-mail. Si miras al e-mail de forma incontrolada escribe: la hora, que estabas haciendo antes de mirarlo, la duración y como te sentiste después. Este ejercicio te hará corregir este mal hábito.Multate. Si has establecido una regla de un máximo de chequeos de e-mail por día puedes ponerte una multa cada vez que violes esta regla.
  • El día de la desintoxicación. Pasa un día cada semana sin mirar el correo. Verás que la vida sigue.
  • Subcontrata. Si tienes este recurso: contrata a alguien para que mire tus e-mails.
  • Recompénsate. Date un premio si rebajas tu consumo de e-mail.

Trucos adicionales:

  • Carpetas y etiquetas. Dejar todo el correo en el buzón de entrada es desordenado, lo mejor crear carpetas para diferentes propósitos: para leer, personal... algunas de estas carpetas pueden llenarse automáticamente.
  • Filtrar, filtra y filtra. Intenta automatizar el correo todo lo posible. Si siempre envías a la basura cierto correo, automatizalo, verás cómo se va solo a la papelera.
  • Conciso y breve. Haz los e-mails cortos y concisos. Elimina las palabras superfluas.

Tina mira el e-mail tres veces al día y se da unmáximo de 30 minutos. Cuanto antes adoptes los nuevos hábitos antes se irán los viejos.


El archivo original de estos dos post:

  1. ¿Por qué nos convertimos en adictos al e-mail?
  2. Trucos para rehabilitar a un adicto al e-mail.

los puedes encontrar en ThinkSimpleNow.

2 comentarios:

Alejandro dijo...

La verdad es que no me considero un adicto al e-mail. Suelo tener la cuenta de gmail y del trabajo abiertas, y la única que chequeo con más frecuencia es la de gmail, por aquello de buscar una distracción.

Los correos los intento leer y responder según llegan, ya que si no los dejo para leer mas tarde, y ese mas tarde puede ser el día siguiente o dentro de una semana.
Muchas veces está motivado por el tiempo que te lleva leer, tomar las acciones pertinentes y responder al correo. Cuando me lleva menos de 10 o 15 minutos lo respondo al instante. Cuando me implica dedicar 30 minutos o mas, lo pongo en la lista de tareas. Otro tema es como luego gestionar esa lista de tareas.

Oscar dijo...

Hola Alejandro. Primero, "cada maestrillo tiene su librillo" y lo que le funciona a uno no tiene por que funcionarle a los demás, además estamos aquí para compartir y aprender. Mi opinión sobre responder correos al instante es que si estas haciendo algo que requiera concentración o tienes muchas cosas que hacer, el correo te puede distraer, en mi caso, por ejemplo, mucho, soy bastante inquieto. En el día tengo dos momentos para leer el correo. Como tú si lleva poco tiempo lo hago y sino lo meto en la lista de tareas, tambien aprovecho para enviar correos que estan en la categoría "e-mail" de mi lista de tareas. Respeto a gestionarla lista de tareas te recomiento Organización de tareas por categorías en este mismo blog. Si necesitas una respuesta más adaptada a tu caso no dudes en ponerte en contacto por e-mail o a traves de los comentarios.

Gracias por comentar. Un saludo:-)

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