lunes, 21 de enero de 2008

La regla de los 2 minutos

Reune tus notas, los papeles que te dejan en tu bandeja, los que estan esparcidos por tu mesa, apunta cada idea que tienes en un papel, ... ponlo todo en un montón y comienza a mirar uno por uno cada papel y tambien cada correo electrónico. Preguntate con cada uno antes de pasar al siguiente: ¿Cual es la siguiente acción? Y si esa acción lleva menos de 2 minutos hazla en ese preciso momento. Si lleva más lo colocas en la lista de tareas o delegas en otra persona, si puedes. Así de fácil y contundente.

La regla de los dos minutos es un "truco" que ayuda en la organización personal, evita que se acumule trabajo, aumenta considerablemente la efectividad y fortalece la proactividad.

Yo esta regla la he adaptado y en vez de "2 minutos" utilizo "10 minutos" para no parecer una especie de Ninja repartiendo papeles y correos electrónicos.

Un consejo, esta regla no se debe aplicar en cualquier momento de la jornada, sólo se debe aplicar cuando estemos "procesando" las notas o los correos. Yo dejo que me interrumpan, que me llamen por teléfono etc, siempre estoy disponible, simplemente por educación y respeto a mis clientes y compañeros, pero después de la conversación lo anoto en media hoja y lo dejo en un montón para su "procesamiento" posterior.

Normalmente cada día defino una o dos prioridades y empiezo por ahí. Luego a las 10:00 proceso mis notas y abro el correo. Repito esto a las 12:00 y a las 16:00. El resto del día me centro en acabar las prioridades y luego continuo con la lista de tareas.

Esta es mi forma actual de trabajar. Cada uno debe encontrar la suya en función de su tipo de trabajo y después ir haciendo ajustes.

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