viernes, 28 de diciembre de 2007

Organización de "proyectos" en Outlook

"El verano pasado, mientras corría por la Quinta Avenida como parte de un programa de fitness concebido para reducir mi esperanza de vida a la de un minero del siglo XIX"*, me compré el libro Getting the things done y me lo leí enterito, cosa rara en mí. Desde entonces he incorporado ciertas cosas que me han venido muy bien, la última ha sido incorporar la organización de proyectos a Outlook.

En primer lugar, la palabra "proyecto" suena muy grandilocuente, en realidad proyecto es cualquier actividad que requiera más de dos acciones. Con lo cual proyecto es desde "Oferta para Corporation-X" ó "comprar regalo para su cumpleaños". Cada proyecto, se subdivide en pequeñas actividades y cada actividad se clasifica en categorías.

El tema de hoy es vincular los proyectos con las actividades. Al principio abrí una carpeta nueva tipo contactos tal como se puede ver en el siguiente link "Managing GTD projects in Outlook" pero el problema es que esta carpeta no se vinculaba con mi PDA. Decidí abrir cada proyecto nuevo como un contacto nuevo, añadiendo una categoría "Proyectos" para hacer filtros. De esta forma es muy sencillo vincular actividades con proyectos, basta con pulsar "Nueva tarea para el contacto". Así mismo es fácil encontrar todas las tareas realizadas dentro de un proyecto concreto, anexar contactos, documentos...


Para evitar que el "proyecto" parezca un contacto en el link antes comentado te puedes bajar un formulario simplificado.

Espero que os sirva el truco, a mí me ha ayudado a organizar cosas bastante complejas y tambien a realizar el repaso semanal a todos los asuntos que llevamos entre manos.

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