lunes, 19 de enero de 2009

15 Trucos para escribir emails de forma efectiva

¿Has escrito a alguien, un extraño, pidiendo un favor? ¿Cómo escribir emails de manera que sean leídos y que los respondan? ¿Cómo conseguir hacer que un email sea leído por alguien que recibe muchos correos?

A veces recibo cartapacios infumables, es decir, emails larguísimos, cuyo fin suele ser la lista de tareas "leer email de fulanito". Emails sin comas ni puntos realizados sin respirar. El mundo se mueve a la velocidad de la luz y alguien te manda un manuscrito de 3 páginas. ¿Qué haces con los emails largos? ¿Los lees? Irónicamente, quién este libre de pecado que tire la primera piedra, es decir, todos somos culpables.

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Cortesía de siebe
Hoy quería compartir 15 trucos para escribir email de forma efectiva:


1. Determina el resultado deseado.


La mayoría de personas sabe aproximadamente lo que quiere, pero no se toman el tiempo suficiente para pensarlo claramente. De esta forma acabos escribiendo emails enmarañados o ambiguos. Sin un claro entendimiento de lo que queremos conseguir, nuestros pensamientos serán desorganizados y pueden confundir al receptor.

Podemos distinguir cuatro clases de emails:

1. Sin continuación. El email en si mismo es el mensaje. Quieres contar al receptor algo, o un cumplido o información. No es necesaria respuesta.
2. Pregunta. Necesitas algo del receptor en forma de respuesta. Por ejemplo, asesoramiento o respuesta a preguntas. La respuesta es tu resultado deseado.
3. Diálogo abierto. Para mantener las líneas de comunicación abiertas, para obtener un resultado o beneficio futuro.
4. De acción. El resultado no es la respuesta, sino alguna acción por parte del receptor. Por ejemplo, preguntar por un intercambio de links.

¿Qué tipo de email estas mandando? ¿Cuál es el resultado deseado?

Cuanto más clara sea tu intención, más centrado estarás, cuanto mejor redactes el correo, más opciones tendrás de alcanzar el resultado deseado.

2. ¿Cuál es el punto clave?

La gente quiere saber ¿Qué necesitas de mi? Responde esta pregunta rápidamente. Evita introducciones largas, cumplidos y detalles. Salta al punto clave. Redacta claramente usando las mínimas palabras.

Si se necesita alguna acción por parte del receptor, déjalo lo más claro posible. Y si no es necesario hacer nada es bueno comunicarlo: "No necesito respuesta por tu parte". Será música para los oídos.

3. Expón los beneficios claramente.

Si se ofrece un trato, asegúrate que incluye claramente los beneficios para el receptor. Si no presentas incentivos, o son difíciles de entender, el receptor dirá "no" - resultando en una perdida de tiempo para ambos.

También, asegúrate de que los incentivos son realistas, que el intercambio es justo, y de que hay verdaderos beneficios para el receptor. Haz tus deberes antes de contactar con alguien.

Ponte en lugar del otro, "¿actuarías con tu ofrecimiento?"

4. Lo más simple posible.

Cuando enviamos un email largo preguntando por algo al receptor (tiempo, favor,etc), estamos diciendo esencialmente "No respeto tu tiempo."

Muestra a tu interlocutor que aprecias su tiempo, escribiendo de forma corta y fácil de responder.

Usando cuantas menos palabras posibles, explicando quien eres, y por que escribes.

Ser breves no significa ser aburridos. Podemos ser creativos con nuestras palabras, añade tu personalidad donde veas que encaja, pero se breve en cualquier caso.

5. Céntrate en los hechos.

La gente tiende a decir demasiado en un email. Nos sentimos obligados de explicar todos los detalles y revelar toda nuestra historia para que el receptor pueda entender todo el contexto. Verdad es que, a no ser que conozcas a la persona, no les importa.

Al menos que te pregunten, no necesitas contar todo. Simplemente céntrate a los hechos - hará que tu mensaje sea corto.

6. Como si fuera un encuentro cara a cara.

Si conoces a alguien nuevo en una fiesta, ¿hablarías en primer lugar y le explicarías tu vida por completo? Probablemente no. Típicamente, dejamos de hablar tras una rápida introducción. En la comunicación escrita, dejar de hablar es equivalente a pulsar el botón "enviar". Tratar las introducciones como si estuvieses conociendo a la persona es otro truco para mantener los mensajes cortos.

7. ¿Y si fuera un SMS?

Cuando nos encontramos frente a un móvil o una blackberry, no disponemos de la fluidez del teclado, y por tanto, vamos al punto clave rápidamente.

Ahora, pretende que estas escribiendo un sms, ¿cuál sería tu mensaje?

8. Evita excesivos cumplidos.

Algunas personas tienen la idea de cuantos más cumplidos, más fácil será que el receptor cumpla con nuestros deseos. Hay diferencia entre ser genuino y decir lo que sentimos, y decir cumplidos. Los humanos somos excepcionales detectando frases y comentarios poco auténticos - incluso en un email. Haz cumplidos si realmente los sientes. Y recuerda ser breve si necesitas algún tipo de acción por parte del receptor.

9. Personal y agradable.

Personaliza tu email con comentarios relevantes al receptor, escribe un rápido comentario sobre su sitio, producto o trabajo. Nombra a la persona por su nombre, firma con tu nombre, y un comentario agradable como "¡Qué pases un buen fin de semana!"

10. Que te encuentren facilmente.

En tu firma, incluye la dirección de tu web, blog o empresa. Asegurate de que tus links funcionan para que puedan leer más sobre ti en un solo click.

11. Usa lenguaje simple.

Cuando el lenguaje es demasiado formal o usa vocabulario técnico, se hace difícil de entender. Además, suenas como un documento legal o un spammer. No es bueno.

Escribe como hablas, usa lenguaje de conversación. Se auténtico.
Intentar escribir de forma profesional sonará como si no lo fueras. Usa tu voz - te haces querer y es más cercano.

12. El tipo de letra importa.

No hay nada peor que abrir un mensaje y quedar cegado por todas las letras escritas en negrita. Te hace cerrar el email rápidamente para proteger la vista. Por otro lado, fuentes que son muy pequeñas, muy grandes, o difíciles de leer (ejemplo: tamaño 8, times roman y negrita) nos hace no querer leer el email.

Ten cuidado con las fuentes en tu "presentación". No pongas en negrita el email completo, usa fuentes fáciles de leer (por ejemplo Arial), y usa un tamaño standard. No uses colores extravagantes ya que no funcionan bien en todos los monitores y pueden ser difíciles de leer.

13. La estructura importa.

Haz emails fáciles y rápidos de leer usando guiones, listas numeradas, y manteniendo los parrafos cortos. Resalta las palabras clave (negrita o cursiva) para más enfasis, sin abusar.

14. Limita el número de preguntas.

Pregunta cosas que importen, y limita el número de preguntas y favores que pides en un email (uno o dos máximo). Cuantas más preguntas, más difícil será obtener una respuesta, y más difícil será que todas tus preguntas se respondan.

También, pregunta cosas especificas en lugar de generales. Se razonable al preguntar. No esperes que el receptor te resuelva la vida. Por ejemplo, "¿Cómo puedo hacerme rico? ¿Cómo puedo tener éxito?" son muy amplias. Partelas en preguntas más específicas y pregunta una cosa que realmente te importe.

Puedes enviar preguntas adicionales en otros emails. La clave es mantener la línea de comunicación abierta sin sobrecargar al receptor.

15. Recorta frases.

Lee el email terminado y recorta palabras, frases y parrafos que no contribuyan al resultado deseado.

Comprueba ambiguedades y cosas no claras. ¿Puedes volver a escribir esa frase para ser más claro usando menos palabras? Comrpueba comentarios extras que no añaden nada al punto principal. Quita detalles innecesarios.


Con que te quedes con...

- Evita largas introducciones.
- Ve al punto clave rápidamente.
- Plantea la próxima acción claramente.
- Presenta beneficios.
- El tipo de letra y la estructura importa.
- Revisa buscando claridad y simplicidad.
- Una pregunta por email.
- Se tu mismo, es decir, la versión concisa de ti mismo.


No te vayas sin comentar comparte tus trucos para escribir emails. Y si te gusta lo que lees no olvides de suscribirte .

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Información obtenida de:
15 tips for writing effective email

8 comentarios:

alfredus dijo...

Oscar,
siempre busco y pido: claridad y brevedad.
En todos suelo plantear la próxima acción porque creo que ayuda a centrar el mensaje.

Un saludo

Vanesa dijo...

Muy buenos todos los puntos, lo de ser claro y conciso es elemental a nadie le gusta leer mail demasiado largos y ensima que no se entiendan, yo agregaria que para algunos email son muy importantes las PD (posdata) donde se puede reforzar los benificios del producto e invitar a comprar o a visitar una web, ya que las PD siempre se leen.
Como siempre muy buen tema! Besos.

Senior Manager dijo...

Con este material puedo dar una clase en mi empresa... además de lo que he aprendido. El que más me gusto...el Nº 7, pues nos enseña a resumir. Mi opinión: Lo bueno que tiene el inglés, es precisamente su falta de longitud, lo que no te permite alargar mucho, así deberíamos aprender sobre los e-mail escritos en ese idioma.
SM

José Miguel Bolívar dijo...

Muy buen post. Una práctica muy buena para quien pregunta en el mismo email muchas cosas que no tienen nada que ver entre sí es enviar un email por respuesta.
No responder a emails infumables también funciona :-)
JM

Miguel dijo...

Una cosa conveniente en las conversaciones abiertas entre varias personas es eliminar los mensajes acumulados en el "histórico", dejando sólo los muy necesarios.

Gracias por tu post, ha hecho que vea mis errores.
Tienes una errata en móvil (antes de blackberry)

Oscar dijo...

@alfredus: Yo empece exigiendo que se comunicaran conmigo por email. Ahora yo me aplico el cuento: claro y conciso, esto influye en los demás. Muy bueno lo de plantear la próxima acción. Te das cuenta de que la mayoría de gente escribe más de la cuenta. Gracias por pasarte.

@vanesa: Hola! El tema de las posdatas yo también lo pongo y siempre lo leen. También suelo poner en negrita ciertas partes del email. También para darle un toque al email a veces arriba agrego alguna frase entre comillas tipo moraleja (normalmente la gente se rie). Un saludo.

@senior: Me alegra de que uses este material. Yo también lo estoy usando el material en mis reuniones de grupo, y me sorprendo: ¡Da resultado! El inglés es un buen idioma para resumir pero creo que es bueno dar un toque personal. Un saludo.

@Jose Miguel: Si eso de preguntar varias cosas no funciona, ya sabes cada papel, una tarea ;) Un saludo!

@Miguel: Gracias por comentar. Yo elimino los emails antiguos y dejos los últimos, por si acaso. Gracias también por la corrección, ahora lo corrigo. Un saludo.

Anónimo dijo...

Me ha gustado mucho el post! Gracias por las ideas
Por contribuir algunas ideas:
- Muchos mails jamás debieron nacer: asegúrate de que no hay mejor alternativa para lo que quieres comunicar (reunión, encuentro en el pasillo, teléfono, etc...)
- Si el tema es delicado, suaviza todo el mensaje, y revisa a la baja tu nivel de agresividad / asertividad. Muchos mails son percibidos como más agresivos de lo que el remitente pretendía ser
- Utiliza un título clarificador y atractivo, y que permita más tarde al destinatario identificar fácilmente el mail
- Una vez escrito, vuelve a leerlo como mínimo dos veces: una como tú mismo, y otra como si fueras el destinatario. Es impresionante la frecuencia con la que se escriben mails con errores ortográficos o gramaticales, incluso a veces mails cuyo contenido no se entiende.

Ion Uzkudun - www.abantian.es

Oscar dijo...

Hola Ion,

Me alegra que te haya gustado y gracias por contribuir. Tomo nota, a veces enviamos emails de forma compulsiva y sin pararnos a leerlos.

Muchas gracias. Un saludo:

Oscar

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