lunes, 8 de diciembre de 2008

Zen To Done. Ejecutar.

Este hábito consiste en ejecutar, hacer, realizar, o como quieras traducir ese "do" inglés y es la clave del sistema ZTD. Aunque parezca mentira,es el hábito que falta en muchos sistemas de organización y sin embargo, el más importante. Si no haces las tareas de tu lista todo lo restante es "marear la perdiz".

"Hablando no se cocina el arroz." Proverbio Chino

Cortesía de Leonard John Matthews

Prioriza el realizar cosas por encima del sistema, las herramientas, la planificación, las listas...

ZTD se centra en ejecutar una tarea solamente, excluyendo el resto. Nada de multi-tarea, y sin dejarse interrumpir. Demasiado a menudo durante el día miramos el correo, respondemos a llamadas telefónicas, hablamos con gente cuando vienen a nuestra mesa - todo en detrimento de la tarea que supuestamente tendríamos que estar haciendo.

¿El resultado? Las cosas no se hacen. Sólo una tarea a la vez y sin interrupciones son las claves. A continuación algunos trucos para concentrarse y hacer las tareas de tu lista:

1. Elige una "gran roca". Primero, elige una tarea, preferiblemente una de tus tareas más importantes (Most Important tasks MITS) y decide trabajar en ella hasta que se termine, o por una determinada cantidad de tiempo (por ejemplo, 30 minutos).

2. Entra en la zona. Antes de comenzar, elimina todas las distracciones. Apaga el correo, móvil, internet si es posible (de otra forma cierra las pestañas que no necesitas), limpia tu mesa, todo lo que pueda interrumpirte.

3. Reserva un espacio de tiempo. Si lo necesitas ponte un reloj, o centrate en tu tarea tanto como sea posible. No te distraigas de tu cometido.

4. Interrupciones. Si te interrumpen, escribe cualquier petición o tarea en un cuaderno, o echa la nota en tu bandeja de entrada, y vuelve a tu tarea. No intentes la multi-tarea.

5. Si el cuerpo te pide que tienes que mirar el correo o cambiar de tarea, parate, respira hondo y vuelve a la tarea que eses haciendo.

6. Lo inevitable. A veces una interrupción es tan urgente que no puede posponerse, que no te permite seguir con lo que estás haciendo. En ese caso, anota el lugar en el dejaste la tarea, y pon todos los documentos de esa tarea juntos y a parte (quizá en una carpeta con el nombre del proyecto). Después cuando vuelvas a esa tarea, puedes sacar todas las notas y papeles y ver donde lo dejaste.

7. Relájate. Respira, estírate, y haz pausas. Diviértete. Sal al exterior, y aprecia la naturaleza. Mantente sano.

8. Ahhhh!Cuando termines, ¡felicitate! Recompensate con un descanso, mira el correo o lee blogs - pero limitate a 10 minutos, y después a por la siguiente tarea. No te distraigas, es muy fácil salirse del camino y divagar durante horas.

"Ejecutar: Desempeñar con arte y facilidad algo." Diccionario RAE

Solucionando problemas de ejecución.

Ahora, si haces estas cosas, y todavía encuentras resistencia de hacer las cosas de tu lista, a continuación algunas cosas que puedes hacer:

- Piensa que sólo te llevará 5 minutos hacerlo. Esa cantidad de tiempo intimida menos.

-Comienza. Una vez que has comenzado, es más fácil continuar. Por tanto lo único que tienes que hacer es empezar. Es como hacer deporte, en lugar de preocuparse por todos los kilómetros que hay que correr, lo único que debemos hacer es ponerse las zapatillas y salir corriendo por la puerta. Después, es muy fácil. Intentaré aplicarme el cuento. Haz lo mismo con cualquier tarea, simplemente comienza el programa con el que vayas a trabajar y comienza con la primera acción (por ejemplo, comenzar a escribir). Es más fácil después.

-Recompénsate. No mires el correo (o cualquier cosa que sea una "recompensa", algo que tengas que hacer todos los días) hasta que hayas estado 10 minutos con la tarea (o 15 o 20, no importa). Cronométrate. Cuando se acaben tus 10 minutos, date 5 minutos para mirar el correo. Después repite.

- Motívate. Esto es actualmente un truco que te ayudará con todos estos puntos. Si estas motivado para hacer algo, no te lo pensarás dos veces. Por ejemplo, me encanta el método ZTD por eso quería escribir sobre él. Tan pronto como llegue al tren, me sentaré y escribiré sobre ello hasta que acabe este viaje. Pero ¿Cómo se motiva uno para realizar una tarea? Intenta encontrar algo excitante sobre ella. ¿Te traerá una recompensa económica? ¿Qué vas a hacer con esa recompensa? ¿Te traerá nuevos clientes, nuevas oportunidades, reconocimiento? Si no puedes encontrar nada excitante sobre una tarea, considera si es importante o no - y si no, encuentra una manera de no hacerlo. A veces eliminarla (o delegarla o retrasarla) es la mejor opción.

-Para de centrarte en aspectos negativos. Quizá te centres en lo duro que es algo, o en todos los obstáculos. Intenta fijarte en los aspectos positivos. Céntrate en la gran oportunidad que este proyecto significa... una oportunidad para aprender, para ser mejor en algo, para hacer dinero, para mejorar una relación, para ganar reconocimiento. Esto es similar a motivarse en la sección anterior. Si te centras en la oportunidad que significa, no en los problemas, estarás menos asustado y tendrás más ganas de ponerte con ello.

-Comprometerse. Si la motivación es tu problema, comprometete para conseguir el progreso en un objetivo- cuéntaselo a tu familia y amigos, escríbelo en tu blog- es motivador. Después informa de tus progresos a los demás.

¿Estás a favor de la multitarea? ¿Cuáles son tus trucos para ponerte a trabajar? No te vayas sin comentar, tu opinión es importante.

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Zen To Done.
Zen To Done. Recopilar.
Zen To Done. Procesar.
Zen To Done. Planificar.

Información obtenida del libro Zen To Done.

6 comentarios:

Jose Miguel Bolivar dijo...

Muy buen post. Creo que ahora entiendo mucho mejor en qué consiste ZTD y veo algunos puntos muy interesantes.

Yo estoy en contra de la multitarea y creo que está sobrevalorada.

A mí no me suele costar ponerme a trabajar gracias a GTD. Como lo que identifico son "próximas acciones", generalmente son tareas sencillas, ya pensadas de antemano y con un resultado deseado ya identificado. La verdad es que cuando entro en modo "hacer" apenas pienso :)

Senior Manager dijo...

Bueno, veo que hay espacio para la oportunidad, el positivismo y la automotivación... Es importante eso de hacer una cosa a la vez, yo a veces me encuentro ejecutando varias al mismo tiempo y la verdad es que siempre termina mal, pero es que el desespero puede más que la razón en algunas situaciones...
SM

Oscar dijo...

@Jose Miguel: Yo también veo puntos interesantes en ZTD, me parece una buena forma de introducirse en el mundo de la productividad, de echo es el método que yo "enseño" en mi trabajo a mis compañeros.

A mi lo de la multitarea me parece bastante extresante, el método ZTD te permite hacer una aproximación a tu trabajo desde arriba, desde lo más importante a lo menos, si se te olvida algo es lo menos importante.

Comparto contigo el ponerme a hacer, si alguna vez fallo es por falta de motivación.

Un saludo y gracias por comentar.

@senior manager: Si ya sabes siempre en "positivo", o al menos intentandolo... A mi también me pasa si no me controlo acabo haciendo varias cosas a la vez y acabo equivocandome o no viendo el problema en su conjunto desde una mayor perspectiva.

Un saludo y gracias por comentar.

Alberto Barbero dijo...

Hola:

Me resulta muy novedosa y atractiva la aplicación del Zen a la gestión del tiempo.

El Zen está de moda como método de meditación pero... ¿por qué no convertirlo en una práctica profesional?... si al fin y al cabo nos hace más eficaces.

Ya se habían descubierto hace años coincidencias entre Zen y física cuántica, por ejemplo, en relación a la teoría de la complejidad... pero parece que el zen, el yoga y determinadas prácticas muy asentadas en la cultura oriental pueden ser muy útiles para la gestión empresarial y la vida en general.

Gracias por la idea.

Oscar dijo...

Hola Alberto,

gracias por tu comentario. Me gustaría investigar más sobre la filosofía Zen, me he empezado a interesar gracias a Zen Habits, el blog de Leo Bauta. Creo que es fundamental la productividad sin stress, parece un concepto contradictorio pero no, es necesario "afilar la sierra", ver la vida en perspectiva, pensar antes de hacer. Slow down o nos la pegamos.

Un saludo. Enhorabuena por tu blog.

Anónimo dijo...

Hola!
solo queria comentar que por fin alguien se ha animado a traducir Zen To Done al español!

http://ztdspanish.blogspot.com

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