lunes, 22 de septiembre de 2008

Zen to Done. Procesar.

Hace unos días hablabamos del primer hábito del sistema ZTD, recopilar. Una vez que te has acostumbrado a recopilar las cosas que llegan a tu vida en un mínimo de bandejas de entrada, incluido tu cuadernito (o cualquier otra herramienta de captura) que llevas a todas partes, te preguntarás: ¿y ahora qué hago con todo esto?

Lo procesas, tomas decisiones rápidas sobre cada cosa, hasta que tus bandejas de entrada o todo lo que recopilaste en tu cuaderno este vacío. Procesa hasta vaciar las bandejas de entrada por completo.


spiral tray, cortesía de Phantasy Photo.
Dejar que se acumulen las notas es demorar la toma de decisiones. Si procesas tus bandejas de entrada, haciendo decisiones rápidas y poniendo las cosas donde pertenecen, las cosas no se acumulan. Procesa tu bandeja de entrada al menos una vez al día, y con más frecuencia si es necesario.

En primer lugar, reduce al mínimo tus bandejas de entrada. Cada lugar al que tienes que ir a comprobar tus mensajes o a leer la información entrante es una bandeja de entrada, y cuantas más tengas, más difícil resulta gestionar todo. Reduce el número de bandejas de entrada al menor número posible, adaptandose siempre a tu manera de trabajar.

Enumera todas las formas en las que recibes información, evalua cada una para ver si te aporta valor, y encuentra formas de combinar o eliminar las bandejas de entrada. Si algo no te aporta valor, considera la posibilidad de eliminarlo de tu vida. Comprueba si puedes pasar una semana sin echarlo de menos. Para el resto, comprueba si puedes combinar varios flujos de información en una bandeja de entrada. Por ejemplo, ¿en cuántos lugares colocas en tu casa los documentos que te llegan? Ten una bandeja en casa para todas las cartas, facturas, documentos de trabajo, documentos del colegio, notas de teléfono, publicidad... para todo. ¿Tienes cuatro cuentas de correo electrónico? Prueba a redireccionarlas a una solo. Cuanto menor sea el número de bandejas de entrada mejor. El objetivo estaría entre 4-7 bandejas de entrada, si es posible.

Después, domina tus bandejas de entrada. No permitas que se desborden. Si se llenan,  el stress aumentará. En lugar de esto, dominalas.

Comprueba y procesa las bandejas de entrada una vez al día. Para algunas bandejas de entrada, puede que tengas que relizarlo más de una vez (por ejemplo, revisar mi correo electrónico cada hora), pero no se debe comprobar de forma constante y obsesivamente. Esto te hace perder tiempo y reducir tu productividad. Pero no dejes de procesar al menos una vez al día, porque de lo contrario se acumula. 

La montonera es tu enemigo.


¿Cómo procesar?

1. Procesa de arriba hacia abajo, tomando decisiones inmediatas. Comienza con el primer asunto de tu bandeja de entrada, y toma una decisión inmediata. No te lo saltes o lo vuelvas a poner en el montón o retrases la decisión.

2. Borralo. Si no lo necesitas, a la basura. Convierte esta en tu primera elección.

3. Delega. ¿Eres la persona que debería estar haciendo esto? Si no es así, envialo fuera de tu tejado a otra persona. Pasa la bola.

4. Hazlo de inmediato. Si la tarea lleva menos de 2 minutos o menos, hazlo, en lugar de añadirlo a tu lista de tareas.

5. Aplázalo para más tarde. Si se necesitan más de 2 minutos, añadelo de inmediato a tu lista de tareas para hacerlo más tarde.

6. Archívalo. Si se trata de algo que necesitas para referencia, archívalo inmediatamente. No uses un carpeta "para archivar", ya que significa aplazar la decisión. No permitas que se aplilen las cosas para archivar, archívalo de inmediato.

7. En cualquier caso, no dejes el asunto en tu bandeja de entrada. Borralo o archívalo. Procesa asunto tras asunto hasta vaciar la bandeja de entrada. Nota: si tienes cientos de temas en tu bandeja de entrada, puede ser buena idea colocar en una carpeta para procesar más tarde (fijando en tu calendario un par de horas para hacerlo) y, a continuación, iniciar este proceso con todos los elementos nuevos a partir de ese momento.

8. Repite este proceso, para mantener tus bandejas de entrada vacías. Si has reducido al mínimo el número de bandejas de entrada, esto no debería ser demasiado difícil. ¡Felicitate cuando vacies tu bandeja de entrada! Es un sentimiento maravilloso. Recuerda: No lo compruebes durante el día una y otra vez - coloca en tu calendario tu momento para procesar- y por último quita la notificación de correo recibido.

¿Estás acostumbrado a procesar tus notas? ¿Cuántas bandejas de entrada mantienes? ¿Se te ocurre alguna idea para simplificar su número? ¿Usas la regla de los dos minutos? Comparte tus ideas en El Inconformista.

Post basado en libro Zen to done.

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Zen to done.
La regla de los dos minutos.

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2 comentarios:

Jose Miguel Bolivar dijo...

En mi experiencia cuantas menos bandejas de entrada tengas, mejor. Lo ideal es tener, tanto en casa como en el trabajo, una bandeja analógica y otra digital.

Los buzones de email son por definición bandejas de entrada pero si consolidas todas tus cuentas en una notarás la diferencia.

Uso habitualmente la regla de los dos minutos y creo que, junto con delegar, es una de las herramientas más sencillas y rápidas de aumentar tu productividad.

JM

Oscar dijo...

Hola José Miguel,

siento no haber respondido antes, pero he estado fuera. Tienes razón con cuantas menos andeja de entrada. Yo tambiéne mantengo dos: analógica y digital :-)

También comparto el tener una única bandeja de entrada para el correo.

Y lo de la regla de los 2 minutos es de lo mejor que me ha pasado (jeje).

Veo que vamos por el mismo camino. Gracias por comentar.

Un saludo.

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