sábado, 22 de diciembre de 2007

Organización de tareas por categorías.

Hoy vamos con una de GTD sencillita y en mi opinión de lo más útil que he aprendido. Quería hacer una apróximación de abajo a arriba, es decir, de lo que tenemos ahora entre manos, cientos de pequeñas tareas, para pasar en futuros post a organización de "proyectos" más complejos. En primer lugar, el truco más sencillo y que me ha hecho aumentar la eficacia ha sido dividir cada actividad en tareas más pequeñas, ya que una actividad es un conjunto de pequeños pasos y es más fácil dar pasos de uno en uno que de quince en quince. Esto hace avanzar las actividades y los proyectos más complejos.

Yo me organizo dividiendo estas actividades en las siquientes categorías:

1. En casa (At home). Aquí irían todas las cosas para hacer en casa.
2. En la oficina (At office). Todas las cosas para hacer en la oficina, antes tenía otra categoría denominada e-mail pero ahora he decidido simplificar el sistema e integrarlo en una sola categoría.
3. Llamar (Call). Agrupó aquí todas las llamadas que hacer, uso esta categoría a una hora determinada del día y hago todas las llamadas o las que me apetece hacer.
4. Cuando vaya a (Errands). Esto no es exactamente una lista de tareas sino de lugares, fundamentalmente tiendas en donde luego apunto lo que tengo que comprar o mirar.
5. Cuando vea a (Meeting with). Aquí parecido, una lista de personas y las cosas que tengo que comentar con esa persona.
6. Esperando a (Waiting for). Aquí apunto tareas encargadas a otras personas y de las que espero algún tipo de respuesta.

Está información está basada en el libro de David Allen "Organízate con eficacia."
He colocado las categorías en inglés y en español ya que hasta hace poco usaba las categorías en inglés para el trabajo y las otras para cosas personales, ahora he decidido simplificar. El libro en español no lo tengo con lo que el nombre de las categorías es traducción propia.

Yo trabajo con outlook y lo sincronizo con la PDA aunque con un pequeño cuaderno se puede igualmente utilizar este método. Lo importante es tenerlo siempre a mano y hacer lo que toque en cada contexto.

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